Auditer l’entreprise sous l’angle des ressources humaines

Les audits des ressources humaines impliquent des actions stratégiques de la part d’une organisation pour examiner de manière très objective ses politiques, procédures et pratiques en matière de RH. Ce type d’examen complet de l’état actuel de l’entreprise peut aider à déterminer si des domaines de pratique ou des processus spécifiques sont adéquats, légaux et efficaces. Les résultats obtenus à partir de cet examen peuvent aider à identifier les lacunes dans les pratiques RH, et les RH peuvent alors donner la priorité à ces lacunes dans le but de minimiser les poursuites judiciaires et les violations de la réglementation, ainsi que d’atteindre et de maintenir une compétitivité de classe mondiale dans les domaines clés des pratiques RH.

Grandes lignes

Les audits des ressources humaines peuvent aider à déterminer si les domaines de pratique ou les processus spécifiques d’un département RH sont adéquats, légaux et efficaces. Les résultats obtenus à partir de cet examen peuvent aider à identifier les lacunes dans les pratiques RH, et les RH peuvent alors donner la priorité à ces lacunes dans le but de minimiser les poursuites ou les violations réglementaires, ainsi que d’atteindre et de maintenir une compétitivité de classe mondiale dans les domaines clés des pratiques RH.

Contexte

Les audits des ressources humaines sont un moyen essentiel d’éviter les responsabilités légales et réglementaires qui peuvent découler des politiques et pratiques RH d’une organisation. En plus d’identifier les zones de risque juridique, les vérifications sont souvent conçues pour fournir à une entreprise des informations sur la compétitivité de ses stratégies RH en examinant les meilleures pratiques des autres employeurs de son secteur. En substance, un audit RH consiste à identifier les problèmes et à trouver des solutions avant qu’ils ne deviennent ingérables. C’est l’occasion d’évaluer ce qu’une organisation fait bien, ainsi que la façon dont les choses pourraient être faites différemment, plus efficacement ou à moindre coût.

Dans le climat concurrentiel actuel, les organisations opèrent dans les limites d’un environnement fortement réglementé pour les employés. Ce défi comprend la gestion d’une myriade de lois et de règlements complexes. Le champ d’action de la fonction RH comprend l’établissement et l’administration d’une multitude de politiques et de pratiques – dont beaucoup ont des implications en termes de conformité – qui influencent considérablement la productivité et la rentabilité de l’entreprise.

Étant donné que de nombreux départements RH sont à la fois en sous-effectif et surchargés de travail, ce n’est qu’après coup que de nombreuses organisations prennent conscience des coûts monétaires qu’entraîne le fait d’ignorer les points sensibles juridiques liés aux RH. La non-conformité aux lois et règlements en vigueur comporte un risque financier important. Pour minimiser ce risque, de nombreuses organisations souscrivent une assurance responsabilité civile relative aux pratiques d’emploi. Bien qu’il s’agisse d’une bonne stratégie, les organisations peuvent prendre d’autres mesures proactives. La principale d’entre elles est un audit volontaire de la conformité des RH.

Un audit de conformité RH se décline en deux étapes

  • Une évaluation des politiques, pratiques et processus opérationnels de l’organisation en matière de RH, en mettant l’accent sur les principaux domaines de prestation du service des RH (par exemple, le recrutement – tant interne qu’externe -, la fidélisation des employés, la rémunération, les avantages sociaux, la gestion du rendement, les relations avec les employés, la formation et le perfectionnement).
  • Un examen des indicateurs RH actuels (par exemple, le nombre de postes non pourvus, le temps qu’il faut pour pourvoir un nouveau poste, le roulement du personnel, la satisfaction des employés, les griefs internes déposés, le nombre de plaintes juridiques, les taux d’absentéisme).

Les RH effectuent généralement un audit en utilisant un questionnaire qui demande l’évaluation de domaines de pratique spécifiques. Ce document permet de guider l’équipe d’audit dans l’examen minutieux de tous les domaines critiques des pratiques RH d’une organisation. La vérification peut également comprendre des entrevues ou l’utilisation de questionnaires pour solliciter les commentaires de certains employés des RH et d’autres gestionnaires du service afin de savoir si certaines politiques et procédures sont comprises, pratiquées et acceptées.

Raison d’être d’une vérification RH

La nature changeante de la gestion RH exige que les professionnels RH participent et contribuent pleinement à leur organisation en tant que véritables partenaires d’affaires stratégiques.

Un audit aide une organisation à comprendre si ses pratiques RH contribuent, entravent ou ont peu d’impact sur ses objectifs commerciaux. L’audit permet également de quantifier les résultats des initiatives du service et fournit une feuille de route pour les changements nécessaires. Les audits peuvent également aider l’organisation à atteindre et à maintenir des pratiques RH de classe mondiale.

Types d’audits

Un audit RH peut être structuré de manière à être soit complet, soit ciblé, en fonction des contraintes de temps, de budget et de personnel. Il existe plusieurs types d’audits, et chacun est conçu pour atteindre des objectifs différents. Voici quelques-uns des types les plus courants :

  • La conformité. Il s’agit de déterminer dans quelle mesure l’organisation se conforme aux lois et réglementations fédérales, nationales et locales en vigueur.
  • Les meilleures pratiques. Aide l’organisation à maintenir ou à améliorer un avantage concurrentiel en comparant ses pratiques à celles d’entreprises identifiées comme ayant des pratiques RH exceptionnelles.
  • Stratégique. Se concentre sur les forces et les faiblesses des systèmes et des processus afin de déterminer s’ils sont conformes au plan stratégique du département RH et de l’organisation.
  • Spécifique à une fonction. Se concentre sur un domaine spécifique de la fonction RH (par exemple, la paie, la gestion du rendement, la conservation des dossiers).

Ce qu’il faut auditer

Le choix des éléments à vérifier dépend en grande partie des faiblesses perçues dans l’environnement RH de l’organisation, du type de vérification décidé et des ressources disponibles. La tenue d’un registre des questions qui ont été soulevées mais qui ne sont pas couvertes par les procédures ou les politiques de l’organisation permet d’identifier les domaines d’exposition potentielle que les RH peuvent aborder au cours du processus de révision annuelle (s’ils n’ont pas besoin d’être traités immédiatement).

Cependant, les organisations sont particulièrement vulnérables dans certains domaines. La plupart des poursuites judiciaires ont pour origine des problèmes liés à l’embauche, à la gestion du rendement, à la discipline ou au licenciement. Voici quelques domaines de risque supplémentaires que les employeurs devraient examiner attentivement lors d’un audit :

La classification erronée des emplois soumis à heures supplémentaires

Presque toutes les organisations ont des postes qui ont été classés à tort comme étant exemptés de l’obligation de faire des heures supplémentaires. La complexité des lois et des règlements relatifs aux salaires et aux heures de travail fait qu’il est facile de se tromper en classant un emploi comme étant exempté, exposant ainsi l’employeur à la responsabilité des heures supplémentaires passées.

Les informations personnelles des dossiers

L’examen d’un échantillon de dossiers personnels révèle souvent une documentation inadéquate sur les performances – par exemple, des avertissements disciplinaires informels, vagues ou incohérents. Les évaluations de performance peuvent être ambiguës, inexactes ou périmées. Des informations personnelles sur la santé se retrouvent souvent dans les dossiers du personnel, malgré les lois sur la confidentialité médicale qui exigent que ces données soient conservées séparément. Des dossiers exacts et détaillés sont essentiels pour que les employeurs puissent défendre tout type de réclamation des employés, en particulier les demandes d’indemnisation du chômage ou de licenciement abusif.

Politiques de lutte contre l’absenteisme

Le contrôle de l’absentéisme excessif est une préoccupation majeure pour la plupart des employeurs. Cependant, la complexité des lois sur les congés familiaux et médicaux, avec des protections étatiques et fédérales parfois contradictoires, a rendu inacceptables de nombreuses politiques de contrôle des absences autrefois acceptables. Les absences ont une incidence sur les lois relatives à l’indemnisation des travailleurs, aux congés familiaux et médicaux, aux aménagements pour les personnes handicapées et à la grossesse. Les organisations ont souvent des politiques d’assiduité qui ne sont pas conformes aux lois et règlements pertinents ou qui accordent aux employés plus de protections que nécessaire.

Réalité des relevés de temps

Les employeurs demandent généralement aux employés non exemptés de pointer sur une horloge de pointage ou de remplir des feuilles de temps reflétant leur temps de travail chaque semaine. Les enregistrements générés par ces systèmes constituent généralement le principal moyen de défense de l’employeur contre les réclamations liées aux salaires et aux heures de travail, de sorte que les politiques et pratiques de comptabilisation du temps doivent être clairement communiquées et administrées de manière cohérente.

Quand procéder à un audit

Étant donné les ressources nécessaires à un audit complet, la plupart des organisations ne voudront pas passer par ce processus plus d’une fois par an ; cependant, des mini-audits qui permettent de corriger le tir peuvent être réalisés sans trop de douleur pour les départements environ tous les six mois. Il est préférable de prévoir des vérifications annuelles pour maintenir la discipline d’un examen régulier plutôt que des vérifications occasionnelles ou paniques (par exemple, celles qui n’ont lieu que lorsqu’un problème potentiel se présente). Une autre stratégie consiste à effectuer un audit après tout événement important (par exemple, nouveaux plans, changements de direction).

Ce à quoi il faut s’attendre

Un audit complet est un projet qui prend du temps et qui est très ciblé. Il peut nécessiter l’examen de nombreux documents et politiques, ainsi que la sollicitation de commentaires de la part du personnel des RH, de certains employés et de gestionnaires d’autres services. Le temps et les efforts nécessaires dépendent de la taille et du type d’organisation, du type d’informations que l’organisation espère recueillir, de la portée de l’audit et du nombre de personnes composant l’équipe d’audit.

Un audit complet de conformité juridique, en particulier, couvre un vaste territoire et prend plus de temps à réaliser qu’un audit des meilleures pratiques, qui compare une pratique spécifique à l’approche d’un autre employeur, ou qu’un audit spécifique à une fonction, qui n’examine qu’un seul domaine clé des pratiques RH de l’employeur.

Coûts d’un audit

Le coût réel d’un audit RH dépend de la portée de l’examen, du nombre de personnes interrogées et de la taille de l’équipe d’audit. Par conséquent, les dépenses varient fortement d’une situation à l’autre. Toutefois, il suffit de dire que le coût d’un audit complet de la conformité des RH sera bien inférieur à celui d’une défense (sans parler de la perte) d’un seul procès. Certains assureurs proposent même des audits dans le cadre de leurs programmes de conformité, de sorte que l’audit peut être gratuit.

A qui confier la mission ?

Les professionnels des RH de l’organisation peuvent effectuer un audit en interne s’ils ont l’expertise, le temps, la volonté de reconnaître objectivement les insuffisances des procédures actuelles et, surtout, l’influence nécessaire pour effectuer ou influencer les changements organisationnels nécessaires. Toutefois, si l’audit est réalisé avec des ressources internes ou même avec un consultant externe qui n’est pas avocat, tout ce qui est lié à l’audit peut être divulgué dans le cadre d’un litige relatif aux pratiques d’emploi.

Si une organisation a des inquiétudes légitimes quant à ce que son audit RH peut révéler concernant la non-conformité de l’entreprise aux diverses lois et réglementations en matière d’emploi, elle devrait suivre des procédures et des protocoles d’audit assez stricts et envisager de faire appel à un conseiller juridique extérieur pour mener l’audit. Ce faisant, l’employeur peut être en mesure de protéger les résultats de l’audit par l’application d’au moins un des trois privilèges légaux contre la divulgation.

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